Construirea rapoartelor, formularelor şi etichetelor

 

 

 

În acest capitol vom construi rapoarte pe baza tabelelor sau a interogărilor din baza de date şi vom aplica diverse modificări acestora. În acelaşi mod vom crea formulare care reprezintă o modalitate de vizualizare de către utilizator a conţinutului tabelelor precum şi o modalitate de adăugare de noi informaţii în tabele. Vom crea etichete folosind informaţii dintr-un tabel.

 

 

Operaţii care trebuie cunoscute

 

-        Creare rapoarte:  Selectăm fila Creare→ Expert Raport

-        Creare formulare: Din fila Creare→Mai multe formulare→Expert Formular

-        Creare etichete: Deschidem fila Creare→Etichete

 

 

 

 

Aplicaţia 1

 

Deschideţi baza de date Firma creată în aplicaţiile anterioare. Afişaţi un raport care să conţină toate informaţiile legate de numărul comenzii, cantitatea comandată, preţul achitat şi data la care s-a făcut comanda. Raportul îl veţi salva sub numele de Raport_comenzi.

 

Rezolvare:

 

Pentru a crea un raport rapid vom folosi metoda expertului care conţine paşii:

 

1.      Alegem fila Creare, grupul Rapoarte activăm comanda Expert raport.

2.      La primul pas se deschide fereastra din care trebuie să alegem tabela/ interogarea folosită. Din tabela Produse alegem câmpurile: nr_comanda, cantitate şi pret iar din tabela Comenzi am ales câmpul Data. Apăsăm Următorul.

3.      În cazul în care dorim realizarea unor grupări a datelor (de exemplu toate comenzile grupate după dată, şi anume să fie evidenţiate cele emise în aceeaşi lună ) se selectează cu dublu click câmpul după care se face gruparea. Importanţa fiecărui câmp în grupare se poate modifica prin creşterea sau scăderea priorităţii (Priority).

Renunţarea la un câmp ce reprezintă un nivel de grupare se face cu ajutorul butonului < .

De data asta nu alegem nici o grupare şi lăsăm câmpurile aşa cum sunt aranjate ele.

Pentru fiecare câmp ales ca şi câmp de grupare putem stabili sub-grupări cu ajutorul butonului Opţiuni grupare. Apăsăm Următorul.

4.      Putem alege ca datele să fie ordonate crescător după dată. Apăsăm pe Următorul.

5.      Există trei forme presetate de raport (Layout=Aspect). Se va selecta unul din ele (Columnar=Coloane, Tabular=Tabele sau Justified=Aliniat) urmărind fereastra de previzualizare. În cazul în care numărul de coloane este mare se poate afişa raportul în mod Landscape=Vedere . Dacă este bifată căsuţa Adjust the field width so all fields fit on a page= Ajustează lăţimea câmpurilor pentru ca în pagină să încapă toate câmpurile atunci se vor ajusta automat coloanele pentru a nu depăşi lăţimea paginii. Apăsăm Următorul.

6.      Selectăm unul din stilurile propuse şi trecem mai departe.

7.      Salvăm raportul sub numele Raport_comenzi. Aici avem două butoane radio prin care putem selecta vizualizare raportului sau deschiderea lui sub modul Design pentru a-i aduce diverse modificări. Încheiem raportul prin apăsarea pe butonul Terminare.

 

Raportul va arăta astfel:

 

 

 

 

 

 

Aplicaţia 2

 

Să se afişeze un raport cu toate vânzările de marfă care să conţină date despre nr_comenzii, data, cantitatea vândută, numele furnizorului şi preţul de vânzare. Comenzile primite de la acelaşi furnizor să fie grupate. Se va afişa un subtotal cu suma pentru cantitate şi pentru preţul de vânzare.

Salvaţi raportul sub numele de raport_furnizori.

 

Rezolvare:

 

Parcurgem primii doi paşi ca la aplicaţia precedentă.

1.      La pasul cu gruparea datelor selectăm câmpul furnizor.

2.      La următorul pas dăm click pe butonul Opţiuni de sinteză

3.      Bifăm în dreptul operaţiei Însumare pentru cele două câmpuri (cantitate şi pret). Apăsăm pe OK.

 

Raportul va arăta ca în figura de mai jos:

 

 

 

 

 

Aplicaţia 3

 

Realizaţi acelaşi raport  de la aplicaţia 1 dar înregistrările să fie grupate după câmpul data.

 

Rezolvare:

 

 

 

 

 

 

Aplicaţia 4

 

Deschideţi baza de date Elevi şi realizaţi un raport în care să apară clasa, nr matricol, nume elev,  abs_mot şi abs_nemot. Datele vor fi grupate în funcţie de clasă şi se vor calcula suma absenţelor motivate şi media absenţelor nemotivate.

Vom calcula şi numărul de elevi din fiecare clasă.

 

Rezolvare:

 

Orice modificare într-un raport se realizează în modul Design View.

 

1.      Vom crea raportul care va arăta ca în imaginea de jos:

 

2.      Pentru a calcula numărul de elevi pe clasă va trebui să deschidem raportul în modul Design View.

Avem secţiunile: Antet raport şi subsol raport care apar o singură dată iar antet pagină şi subsol pagină apar pe fiecare pagină a raportului.

Datele aflate în secţiunea Detaliere este cea în care sunt afişate înregistrările propriu-zise.

 

 

3.      Pentru a introduce caseta în care realizăm calculul procedăm astfel:

-        Tragem în jos cu ajutorul mouse-ului ca să mărim secţiunea Subsol clasa

-        Alegem Casetă text de pe Toolbox şi o desenăm sub caseta cu Medie.

4.      Despărţim cu mouse-ul caseta Label de Caseta text şi introducem textul Nr elevi în caseta text.

5.      Dăm click dreapta pe caseta Label şi alegem Proprietăţi→Toate→Sursă control. Aici vom introduce  formula de calcul : =Contor([nr matricol])

 

 

6.      Revenim la modul de vizualizare Print Preview şi observăm modificarea produsă:

 

 

 

 

 

 

Aplicaţia 5

 

Construiţi un formular prin care să adăugaţi înregistrări noi în tabela Elevi din baza de date Elevi.

 

Rezolvare:

 

Vom construi un formular cu ajutorul Expertului.

 

1.      Din fila Creare alegem Mai multe formulare→Expert formular.

2.      În caseta de jos alegem tabela Elevi.

3.      Din lista Câmpuri disponibile vom selecta prin dublu click, câmpurile care vor apărea în formular. Ele vor fi înşirate în secţiunea Câmpuri selectate. Apoi apăsăm Următorul.

 

 

4.      Dacă renunţăm la un câmp din Câmpuri selectate, atunci dăm dublu click pe el şi el va fi mutat automat în secţiune Câmpuri disponibile.

5.      Dacă dorim să introducem alte câmpuri aflate într-o altă tabelă sau interogare atunci vom alege o altă tabelă din caseta Tabele/Interogări şi reluăm paşii 3 -4.

6.      În următorii paşi alegem un aspect şi un stil pentru formular.

7.      Salvăm formularul sub numele de formular_elevi.

8.      Folosindu-ne de butoanele de navigare aflate în partea de jos a formularului putem introduce informaţii noi în tabelă.

 

 

 

 

 

Aplicaţia 6

 

Realizaţi un formular pentru tabela Absente care să conţină următoarele:

a)  Un titlu al formularului.

b)  O casetă text care să afişeze suma absenţelor.

c)  O casetă text prin care stabilim situaţia elevului astfel: dacă nota la purtare este sub 6 atunci el este repetent altfel este promovat.

d)                         Butoane pentru adăugarea unei noi înregistrări, ştergerea unei înregistrări, salvarea modificărilor aduse unei înregistrări.

e)  Butoane pentru deplasarea la prima înregistrare sau la ultima.

 

Rezolvare:

 

Parcurgând paşii de la problema precedentă vom crea formularul pe care-l salvăm cu numele formular_absente. Deschidem formularul în modul Vizualizare Proiect

 

 

a)                        

1.      Pentru a introduce un titlu vom mări secţiunea Antet formular.

2.      Activăm butonul pentru etichete (Label) şi apoi desenăm caseta pentru titlu cu ajutorul mouse-ului. Introducem textul :  Absentele elevilor.

 

           

 

 

b)                        

1.      Mărim cu ajutorul mouse-ului secţiunea Detaliere.

2.      Desenăm o casetă text. Apoi despărţim cu mouse-ul caseta text de caseta etichetă.

 

 

3.      Introducem în caseta etichetă (cea din stânga) textul: Suma absentelor.

4.      Dăm click dreapta pe caseta text (cea în care scrie Nelegat) şi alegem Proprietăţi.

5.      În Sursă control introducem formula de calcul: =[abs_mot]+[abs_nemot]

 

 

c)                         

1.      Repetăm paşii 1-4 de la punctul b. Textul din caseta etichetă va fi Situatia la purtare.

2.      Calculul din caseta text va fi:  =IIf([nota_purtare]<6,"repetent","promovat")

 

 

d)                        

1.      Încărcăm din Toolbox butonul Buton de comandă.

2.      Îl desenăm în secţiunea Detaliere.

3.      Se deschide automat fereastra de dialog Expert buton de comandă (Command Button Wizard)

4.      Din lista Categorii derulăm până la Operaţii înregistrări.

5.      Din secţiunea Acţiuni alegem Adăugare înregistrare nouă. Şi Next.

6.      La pasul următor putem selecta să apară un text pe butonul nou introdus sau un desen (Picture). Apăsăm Next şi Finish.

7.      Repetăm paşii 1-6 pentru al doilea buton numai că la pasul 5 vom alege Salvare înregistrare iar pentru al treilea buton selectăm Ştergere înregistrare.

 

e)                         

1.      Paşii 1-3 de la punctul d, coincid.

2.      La pasul 4 alegem categoria Navigare în înregistrări.

3.      La acţiuni alegem pentru primul buton Salt la prima înregistrare iar pentru al doilea buton vom alege Salt la ultima înregistrare.

 

 

 

 

Aplicaţia 7

 

Concepeţi o etichetă prin care să comunicăm părinţilor situaţia elevilor. Eticheta va conţine câmpurile: Nume elev, media, clasa, numărul absenţelor nemotivate şi nota la purtare.

 

Rezolvare:

 

1.      Vom concepe interogarea ce conţine cele cinci câmpuri solicitate. O salvăm sub numele de Situatie pentru etichete.

2.      Deschidem meniul pentru Rapoarte, alegem Nou→Expert etichete.

3.      În caseta de jos selectă interogarea creată la pasul 1. Şi OK.

4.      Bifăm unitatea de măsură Metric şi Dimensions : 38 mm x 52 mm . Apăsăm Next.

5.      Stabilim mărimea fontului la 10, alegem o culoare, un stil şi apoi Next.

6.      Aici edităm textul astfel:

-        Dăm click în fereastra Prototype label şi introducem textul.

-        Atunci când este vorba despre informaţii ce trebuie preluate din câmpurile interogării vom da dublu click pe câmpul respectiv aflat în partea stângă Available fields

-        Câmpurile vor apărea introduse între acolade

-        Apăsăm Next

 

 

7.      La următorul pas alegem ca datele să fie sortate după câmpul Clasa. Apoi Next şi Finish.

8.      Deschidem meniul File→Page Setup. De la Pagină setăm A4 iar la Coloane stabilim ca datele să apară scrise în 4 coloane.

9.      După ce aţi realizat toate setările , etichetele ar trebui să arate astfel: